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《xx物業管理有限公司行政工作手冊(DOC 61頁) 》 -
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資料內容介紹:

一、 前言
二、 管理處行政部的工作職責
三、 公司資源部與管理處行政部在行政管理方面的角色和職責
四、 管理處行政制度及流程
1 保密規定
2 廉潔守則
3 收發文及檔案管理
4 月報制度
5 表格格式的管理規定
6 文件格式的管理規定
7 管理處印章使用管理規定
8 資產管理規定
9 采購、倉庫管理規定
10 物品領用制度
11 集團網手機使用管理規定
12 對講機使用管理規定
13 工作任務單使用辦法
14 圖書借閱管理規定
15 制服管理規定
16 車輛使用和管理制度
17 宿舍管理制度
18 電話接聽制度
19 電話管理制度
20 節約用紙、使用二次用紙的規定
21 辦公區域的管理規定
22 辦公行政管理規定
22.1員工證
22.2更衣柜、鑰匙的管理
22.3電腦使用與管理
22.4復印使用管理
22.5傳真機使用管理
22.6辦公費用控制
六、相關表格
(一) 模版
1 公文模版
2 信函模版
3 傳真模版
4 備忘錄模版
5 會議紀要模版
6 內部工作聯系單模版
(二) 表格
1 請購單
2 工作任務單
3 公司車輛使用申請表
4 車輛維修申請表
5 固定資產申請表
6 非固定資產申請表
7 實物資產處理申請表
8 實物資產轉讓申請表
9 合同審批流程表
10 名片印制申請表
11 報價分析報告
12 事務應酬費用申請及報銷申請表
13 行政費用分析表



前 言

本《行政工作指引手冊》為新世界物業管理有限公司資源部及轄下各管理處在行政管理方面的業務指引橋梁,管理處行政負責人為主要聯絡人,具體負責與公司資源部進行行政業務聯絡和溝通
物管公司資源部對本手冊具有修改權和解釋權。

資源部






















管理處行政的工作職責

1、 貫徹落實物管公司制定的行政管理制度,在做好管理處行政后勤支持的同時,控制及節約行政成本
2、 組織和監督辦公行為規范的執行,維護辦公環境的整潔、衛生及安全
3、 負責管理處的各類物品采購和固定資產管理;
4、 嚴格執行保密制度,負責管理處文件、資料、檔案、圖書等管理。
1)管理體系文件的發放管理。
2)行政文件的收集、發放、傳閱、呈批、催辦、保存、注銷及檔案資料的立卷歸檔。
3)管理處合同、協議、評審記錄、業務信息等其它文件的整理。
4)指導管理處各部門的文件資料管理。
5)管理處各類書籍的購置、分類、保管、借閱、管理。
5、 負責管理處會議的組織、安排、記錄及跟蹤落實;
6、 根據公司規定,協助管理處主任進行管理處印章管理;
7、 按照公司指引編制管理處行政辦公預算,并嚴格按照經審批預算執行及復核管理處日常辦公費用的支出。
8、 完成其他日常行政事務性工作;


物管公司資源部與管理處行政在行政管理方面的角色和職責

一、 資源部與管理處行政的定位和角色:

資源部 管理處行政
規章制度的草擬者
業務的支持者
業務的監督者
業務咨詢 >咨詢顧問 規章制度的執行者
業務的優化者
業務的實踐者
基層信息的提供者



二、資源部與管理處行政職責描述:

資源部 管理處行政
1、 組織制定公司及管理處的行政工作發展規劃及管理制度,編制實施計劃與預算,審核各管理處的實施計劃及預算;
2、 修訂、執行、監督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程,確保行政后勤管理的順利進行;監督管理處行政的運作,為管理處行政協調解決疑難問題;
3、 組織、協調公司各類活動;
4、 制定公司及管理處的檔案管理規定,按照《檔案管理規定》歸口管理公司檔案工作;監督、指導管理處的檔案管理;
5、 各項日常行政事務的統籌,公司本部日常行政事務的具體實施;
6、 統籌公司所有資產管理,具體實施所有資產轉移、廢舊處理工作;具體執行公司本部的日常資產管理工作;
7、 收集各管理處日常運行資料,整理公司的運行情況資料;
8、 負責公司與項目管理中心、各管理處、外單位的文件收發、流轉及管理工作的收發、流轉及管理工作;
9、 配合公司各職能部門及管理處的工作。 1、 執行公司的行政管理制度,按照公司的指引編制管理處行政預算,認真執行公司行政預算,并及時提出優化成本的好建議;
2、 嚴格執行各行政和后勤管理制度、工作流程,確保公司行政后勤管理的順利進行;接受公司行政的監督;
3、 組織協調管理處各類活動及會議,并配合實施公司各類活動;
4、 按照《檔案管理規定》管理管理處檔案工作;接受公司檔案管理的監督和業務指導;
5、 管理處日常行政事務的具體實施;

6、 具體負責管理處的日常資產管理工作,包括申購、采購、轉移、維護、維修、錄入資產卡片、費用報銷;
7、 收集、提供管理處日常運行情況資料;

8、 負責管理處與物管公司、所在項目的項目部、銷售部及外部單位的文件收發、流轉及管理工作;
9、 配合物管公司及管理處其他部門的工作。

 
 
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